개인 사업을 운영하다 보면 누구나 가능한 한 많은 비용을 경비 처리해 세금 부담을 줄이고 싶어 합니다. 하지만 모든 지출이 무조건 비용으로 인정되는 것은 아닌데, 대표적인 개인사업자 비용처리 불인정 항목 4가지에 대해 알아보고 경비처리 할 수 있는 절세 방법 알려드리겠습니다.
사적인 물품 구입비 (신변잡화 구입비)
1. 신변잡화 구입비란?
신변잡화 구입비라고 어려운 단어를 썼지만, 신변잡화 구입비란 업무와 직접적인 연관이 없는 개인용품이나 사적으로 필요한 물품 등을 구매하는 비용을 말합니다. 대표적으로 개인 의류, 화장품, 액세서리 등이 있는데 이런 개인적인 용도의 물건 구매비용을 “사업 운영에 필요한 이미지 관리” 혹은 “직원 복지 차원”이라는 명목으로 비용처리를 올려봤자 세무서에서 절대 인정 해주지 않습니다. 지금 당장 인정받더라도 세무조사 시 반드시 물어볼 것이기 때문에 애초에 건들지 않으시는걸 추천해 드립니다.
2. 비용처리 불가 이유
기본적으로 경비처리가 되려면 ‘사업과의 연관성’이 인정되어야 합니다. 세무서에서도 개인사업자에게 되도록 웬만하면 비용처리를 승인해주긴 하지만 누가 봐도 개인적 용도의 목적이 다분한 의류나 생활잡화는 어떤 방식으로든 업무 목적과의 연관성을 입증하기가 어려우므로 비용처리를 받아주지 않는 것입니다.
예를 들어 세미나나 특정 기업 행사에 참석하기 위해 정장 등을 구매한다고 하더라도 그 복장 자체가 개인적인 필요 때문에 다시 사용될 가능성이 있으므로 사업 비용처리가 안 되지만 유니폼과 같이 아예 개인적 용도가 제한된 의류를 구매하면 이건 사업 용도를 위한 비용처리가 가능합니다.
3. 개인적인 물품 구입비 비용처리 절세 방법
- 업무 관련성 증빙 : 정말 순수하게 특정 행사를 위한 의상, 서비스나 제품 홍보를 위한 직원들의 의류를 구매하기 위함이라면(물론 행사가 끝나고 개인적으로 사용하겠지만) 이를 사업 목적에 사용했다는 객관적인 자료(행사 참여 사진 또는 의류 구매 시 해당 의류가 행사에 참여한 의상과 같다는 증거 사진 등)를 가능한 한 자세히 남겨둬야 세무조사에서 인정받을 수 있습니다.
- 세금계산서 발행 : 항상 말하지만 우리는 세무서 직원들이 우리를 이해해줄 수 있는 명분을 만들어주면 됩니다. 개인적인 옷 구입비를 유니폼 명목으로 세금계산서를 끊어주는 곳을 찾으시거나 화장품 등을 명절 선물세트 명목으로 비용처리 세금계산서를 끊어주는 곳을 찾으시면 그 자체로 증빙 서류가 되어 귀찮은 증빙 서류 보관 등에서 좀 더 자유로워질 수 있습니다.
가정용품 구입비
1. 가정용품 구입비 개념
가정용품 구입비는 말 그대로 가정에서 쓰기 위한 냉장고, TV, 가전제품, 침구류, 가구 등 업무용 집기류가 될 수도 가정용 집기류가 될 수도 있는 제품을 구입한 비용을 뜻합니다. 특히 자택에 사업장을 차리 1인 개인사업자나 재택근무를 하는 소상공인의 경우, 사업공간과 거주공간이 겹치다 보니 사무실 집기류로 구입한 것들이 당연히 비용처리가 될 것으로 생각하는데 이건 큰 오산입니다.
2. 가정용품 경비처리 불가 이유
예를 들어 사업장과 주거공간이 분리되지 않은 사업장에 냉장고를 구입해 사용 중이라고 가정해보면 이해가 쉽습니다. 물론 사업에 필요한 육류나 식자재를 보관할 수 있겠지만 개인적으로 마실 음료수나 맥주 등도 같은 냉장고에 보관하게 될 겁니다. 국세청에서는 가전제품 및 가구 같은 가정용품 구입비를 경비처리로 인정받으려면 사무실에서 업무 용도 외에 개인 식품을 보관하거나 가정생활에도 겸용하는 비율만큼은 경비로 인정해 주는데 이걸 어떻게 몇 퍼센트로 정확히 나눌 수 있으며 이 증빙은 더 불가능합니다.
추가로, 주택과 사무실이 함께 있는 복합용도 건물에서도 전체 면적 대비 업무 용도로 사용하는 부분만큼만 인정을 받는 방식이 일반적입니다. 예컨대, 전체 면적 중 사무실로 활용하는 공간이 30% 정도라면, 냉난방비, 전기료, 수도료 등 공과금도 그에 해당하는 30% 정도만 경비로 처리할 수 있는 것입니다. 건물이 이러할진대 집에서 사업하는 분들은 공과금을 비용처리로 인정 받는 게 거의 불가능하다고 보시면 됩니다
3. 집기류 비용처리 절세 방법
- 업무 전용 공간 확보 : 가장 좋은 방법은 재택근무나 자택 겸용 사무실이라도, 업무를 위해 독립된 공간을 확보하는 것입니다. 이렇게 주거공간과 사무실 또는 사업장이 분리되어 있으면 비록 자택에서 쓰실 물건을 구매하시더라도 사업장 집기류로 인정받아 경비처리가 가능합니다.
- 가정용품과 사업 용품 구분 : 원칙적으로는 당연히 사업용으로 필요한 프린터, 컴퓨터, 책상 등은 별도로 구입하고, 가정용 물건과 철저히 구별해 두는 것이 맞습니다. 일단 이렇게 한번 세팅을 해두면 오랫동안 쓴 물건을 새 걸로 교체한다는 명목으로 다음에 새 제품을 개인용도로 사셔도 비용처리가 가능합니다.
1인 개인사업자 식비
1. 1인 개인사업자 식비의 개념
통상적으로 기업에서 ‘접대비’나 ‘복리후생비’ 명목으로 식대를 처리하는 사례를 흔히 볼 수 있습니다. 그러나 직원이 없는 1인 개인사업자의 경우, 본인의 식비를 경비로 인정받기는 쉽지 않습니다.
2. 개인 식비 비용처리 불가 이유
- 개인생활비 성격 : 식대는 기본적으로 개인의 생존과 생활에 필수적인 부분으로 여겨지기 때문에 국가에서는 업무 수행에 직접 필요한 ‘직원 접대비’나 ‘거래처 미팅 비용’과는 달리 사업주 본인의 식비에 대해서는 개인생활비로 보는 경향이 강하기 때문입니다.
- 업무 연관성 부족 : 1인 개인사업자라 할지라도, 식대를 업무에 직접 사용했다고 인정받으려면 구체적인 증빙 서류(예: 거래처와의 공식 미팅, 회의록, 영수증 등)가 있어야 하는데 이걸 다 챙겨서 경비처리를 한다는 게 사실상 쉽지 않습니다.
3. 개인사업자 식비 비용처리 절세 방법
- 직원 고용 : 1인 사업장 식비 경비처리가 어려우면 당연히 직원을 한 명이라도 뽑으면 해결될 일이긴 합니다. 직원이 회사카드로 미팅을 하며 밥을 먹었는지 대표가 밥을 먹었는지까지 구체적으로 따지진 않기 때문이므로 직원을 알바로라도 채용하실 분들이라면 참고하시기 바랍니다.
- 식사 자리 메모 기록 : 사업용 카드로 결제하고 누구와 왜 식사했는지를 메모해 두는 습관은 1인 사업자뿐 아니라 다른 사업장에서 중요한데 이러한 입증자료를 모아두어야 행여나 있을 세무조사에 최소한의 증빙 서류가 될 수 있기 때문입니다.
개인적인 치료비
1. 개인적인 치료비란?
개인적인 치료비는 병원 진료, 약 구매, 건강검진, 미용 목적의 시술 등 개인의 건강을 위해 지출되는 모든 비용을 포괄합니다. 물론 사업 운영 중 발생한 안전사고 등 업무상 재해에 대한 치료비라면 인정될 여지가 있지만, 통상적으로 사업주 본인이나 가족의 건강관리를 위한 지출은 개인적인 부분으로 보고 경비처리가 불가합니다.
2. 치료비 경비처리 불가 이유
비록 대표라고 할지라도 치료비, 건강검진 등은 기본적으로 개인의 건강 상태 관리이므로, 이를 사업장의 경비로 처리할 만큼의 필요성을 인정받기 어렵습니다. 다만 직원의 건강검진 비용은 사업장 건강검진의 목적으로 비용처리가 가능합니다.
3. 산재보험 가입 권장
사실상 개인적인 병원치료비는 어떤 편법을 쓰더라도 인정받기 매우 어렵습니다. 물론 업무 중 산재로 발생한 부상이라면 사고 경위와 병원 진료 내역 등으로 증빙을 할 수 있긴 하지만 이보다 더 효율적인 방법은 산업재해보상보험, 산재보험을 통한 처리가 비용처리보다 훨씬 효율적입니다.